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  • [Google小教室]如何在Google日曆上建立週期日程表

    2020-06-09

    每个带有点蓝色色调的星期一早上,都有可能是商务人士、上班族常遇到的晨间会议时间,若你正好是办公室中的便利贴男孩、便利贴女孩,记住这些会议的时间,并提早準备主管、各部门与会人士资料的工作,就是非常重要的工作之一。我们在前一篇的 Google 小教室中,有教大家利用 Google 日曆的附件功能,将会议需要的资料事先附件在会议当天,但仅有把资料事先附件在会议当天可是不够的,若忘记重要的会议时间,可是会让便利贴男、女孩因此将蓝色的星期一延伸至整个星期的恶梦。这次,我们要教大家的是如何在 Google 日曆上建立週期日程表,透过快速、準确的重複显示方式,让大家不会忘记每週固定的重要行程。而这个功能要如何设定,以及使用呢?话不多说,便利贴男、女孩们赶快看下去就会知道啰。

    [Google小教室]如何在Google日曆上建立週期日程表

    第一步 - 编辑活动

    我们都知道,要在 Google 日曆中建立起记事,除了使用建立功能之外,还可以透过「编辑活动」功能来进行更多的细节设定。而这次在 Google 日曆上建立週期性活动也不例外,同样要请便利贴男、女孩使用「编辑活动」功能来进行设定。假设公司都固定在每个星期一上午 8:30 开晨间会议,这时身为会议资料、会议室準备的便利贴男、女孩就可以使用「编辑活动」,来为每个星期一上午的 8:30 建立重要的记事。

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    第二步 - 将全天选项关闭取消,改为手动设定时间

    进入 Google 日曆的设定介面后,首先要做的,就是先取消全天的设定,而取消全天的这个动作,目的是要让 Google 日曆上显示的活动时间可以自行选定,才能避免没看到正确时间的状况发生。而且除全天的设定后,便利贴男、女孩们就可以直接选择上排的时间项目,设定为上午 8:30,这幺一来日曆上的行程就会特别注记该活动是由上午的 8:30 开始。

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    第三步 - 勾选重複显示

    解除全天设定,并选定好会议时间后,接下来就是最重要的环节,请便利贴男、女孩务必点选红色框框中的「重複显示」。若没点选,Google 日曆会判定为单一活动,未来的每个星期一都不会显示会议时间。所以,为了避免这种记错时间、没记到未来会议时间的状况发生,要进行下一步之前,请务必检查「重複显示」是否已经勾选。

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    第四步 - 提醒方式

    当勾选「重複显示」后,Google 日曆会跳出「提醒方式」的设定介面。便利贴男、女孩们可依照会议的固定时间,来进行「提醒方式」。比方说公司的晨间会议都是固定在蓝色星期一举行,这时就可以将显示频率设定为每週一提醒,同时也可以设定开始日期与结束日期。若晨间会议为无限期会议,结束日期可以勾选「永远不要」。这幺一来,未来的每个星期一都会自动显示晨间会议的提醒。

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    第五步 - 通知设定

    当晨间会议提醒的名称、重複提醒时间都设定完成后,接下来就要设定要提早多少时间提醒便利贴男、女孩开始準备会议所需的东西。便利贴男、女孩们可以注意红色框框中的「通知」选项,这个选项可以自行调整通知方式与提早通知时间。比方说「通知」方式,我们可以直接选择是要以一般手机的通知来提醒,或是 E-mail 的方式来提醒,两种方式择其一,只要能确保自己一定会看到的方式都是好方式。而旁边的时间则是提早多少时间进行通知,有些人早有準备好,可以设定提早 10 分钟提醒,有些人则是还没準备好,则是可以设定为前一天或是前几天进行提醒,可以依照自己的状况进行调整。请务必记得,设定完成后同样要按下左上角的储存键,整个提醒才算设定完成。

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    第六步 - 设定完成

    当一切都设定完成也成功储存后,就能在自己的 Google 日曆上看到每週的週期日程表,而这些週期日程表的提醒不仅有自己看得到,也可以透过上次教大家的开放受邀对象权限,将这些週期日程表的提醒分享给受邀对象,让所有与会的人士都能清楚的知道什幺时间有重要的会议要开,如此一来大家就能在会议前将所有要準备的资料準备好,轻鬆度过蓝色星期一的晨间会议。

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    Google 日曆中的週期日程表功能,不仅能协助所有便利贴男、女孩更容易记下公司的大小事时间,同时也能协助与会的商务人士、各部门主管準时参与重要会议,可说是办公室中互相提醒的好工具之一。当然,Google 日曆週期日程表的功能也不仅能运用在工作上,家庭重要会议、朋友每个月的固定聚餐时间,甚至是每个月的薪水结算与发放都可以直接在上做提醒,让所有用户都能轻鬆地建立起固定的週期日程表,也能掌握每次重要的固定会议。



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